作为一名产品经理,工作中会涉及各种各样的会议。和老板的会、和运营的会、和设计的会、和技术的会,还有产品内部的各种会。所以开会对于产品经理来讲,是一项很重要的技能。

  说实话,我自己刚开始是个特别恐惧开会的人,尤其是自己主持的会议,怕hold不住全场,怕冷场。随着开会次数越来越多,不断碰壁踩坑,也算总结了一些经验。今天分享给大家,希望对大家有所帮助。

  我们先来看看产品经理的日常会议有哪些,比如:需求沟通会、需求评审会、设计评审会、需求排期会、需求宣讲会、项目复盘会等等等(每个公司对于会议的称呼可能不同)。

  需求沟通会:主要是产品和老板、运营之间沟通需求的会议。经常沟通的内容包括产品版本需求、运营后台的需求、还有一些活动需求。这样的会议,在一个需求确定前,可能需要反反复复开几次。产品运营多多沟通,可以有效降低需求理解偏差。需求评审会(运营):当我们产品人员把需求转化为具体的功能界面后,便需要再和运营/老板/技术去开会,看看是否满足需求。这个会议,可以让我们从多方维度来思考这个功能的设计,让其更加完善。设计评审会:设计师主导的会议,召集大家评审设计图,确定定稿方案。这个会议可以有效降低设计图改改改的次数,让公司各部门对上线后的效果有预期。需求宣讲会:产品主导的会议,参会人员是技术人员。这个会议主要是为开发讲述接下来版本要做的功能,让大家对功能有心理预期,以便于接下来的工作量评估。会议内容包括需求背景介绍,功能流程讲解,数据的来龙去脉,一些特殊状态限制条件等。需求排期会:这个会议一般是和需求宣讲会在同一天完成,技术针对宣讲会上的需求,进行工作量评估,最终确定人员排期以及预计上线时间。版本上线时间确定了,一来可以让团队进度更可控,二来可以让公司各部门更好的安排工作计划。项目复盘会:这个会,相信不用我多说什么了。大家都知道复盘的重要性,通过复盘,我们可以发现每个版本过程中的问题,找到解决方案,让团队协作更高效。

  其实,上述大大小小的会议,均涵盖在2类会议中:一个是自己主持的会议,一个是自己参与的会议。在这2类会议中,自己所处角色不一样,所需具备的技能也不一样。

  作为会议主持人,全场的焦点聚集在你的身上,要负责把控整个会议的进度,调节会议气氛。听着好像不难,但在实际会议中,因参会人数较多,你一不留神就…跑题了,就要想办法把讨论内容重新拉回正轨,还会有冷场啊,会议时间无限拖延啊等情况。所以想要主持好一次会议,还是需要不断的练习和总结经验。

  接下来,我们先来看看那些低效会议是怎样的,存在哪些问题,以及自己的一些建议。

  事例中讲到的是一次技术需求宣讲会,产品经理在没有做任何功能背景介绍的前提下,一上来就说xx功能需求是怎样的,涉及的改动点有哪些。

  从技术需求的角度来看,开发人员确实最想了解的是下个版本增加修改了哪些功能,涉及哪些改动,自己的工作量如何等。但是如果这些细节的改动脱离了需求背景,便很可能导致会议只围绕细节功能点去讨论,而忽略用户真实使用场景和流程,最终很容易导致有些场景技术上考虑不全。

  (或许你会感觉上述场景似曾相识…)这是我刚开始参加工作的时候,时常犯的一个错误。结果就是,给大家讲的一脸蒙圈…还需要反反复复再沟通几次,大家才理解需求。

  因为参会人员没有参与之前的需求讨论,如在会议开始时,我们不做需求来源和整体性的介绍,便会导致大家对全局没有概念,缺乏对产品功能宏观层面的理解,容易钻进细节之中,导致遗漏。

  建议:在会议开始时,需要做一些背景介绍,流程介绍,让大家有整体感,做到心里有数。因为这样,大家思考的维度就不会局限于功能本身,会更开阔更全局的去思考问题。

  这次会议,是给我印象很深的一次会议。记得当时给我的打击很大,开会之后整个人就很低落。因为会议时间比预计的长了将近2个小时,最后大家都无心在听产品方案了。虽然会议结束确定了最终方案,但是回想整个会议过程,会议失控的让自己想找个旮旯儿钻进去…

  在会议开始前,我并没有想清楚整个会议的每一步该如何进行,没有在脑海中演练过一遍。作为会议主持人,如果脑子很混乱,那么一场会议又怎么可能会清晰呢?

  所以对于临场发挥能力不是很强的各位,在开会前,务必要把整体流程过一遍,让自己的思路清晰。只有这样,才能更清晰的传达给其他参会人员。

  在会议中,逐一讨论了各部门的计划和方案,但是缺乏一个核心。既然是产品主持的会议,核心肯定是沟通产品方案。所以在会议开始时,需要首先表达自己的观点和立场,这样大家可在此基础上去做延伸和建议,而不像上述会议中那样,有很多天马行空的跑题和无效讨论。

  会议开始前,在脑中过一遍会议流程,预计的发展是怎样的,每一步每个节点要做什么,如何讲述才能让大家清晰明了。这些,都是需要在会议前想好的,否则会议失控的让你想找个旮旯儿钻进去。当然,除了失控的场面,还有可怕的冷场,最怕空气突然安静,空气中充满着尴尬。如何化解冷场,这就要看会前资料准备情况和临场发挥了。

  如会议中,大家在某个议题上讨论时间过久,便要中止讨论,以免造成会议时间延长过多。毕竟大家有自己的每日工作计划,如你的会议比预期时间延长了很多,一是耽误大家的工作,引来不满,二是会议效率较低。

  作为会议主持人,在会议开始时,要首先表达自己的观点。不然就会被动的跟着别人的思路走,便很容易失控(具体看会议目的是什么,需具体问题具体分析)。

  在会议前,没有想清楚会议目标是什么,即本次会议要达到什么样的效果,得出什么结论。如果这些没有明确,那么很可能导致开了很久的会议,最终却无结论。整个会议等于白开了,制定不了下一步的工作计划。

  如果会议目标太多,便很可能导致每一个目标都讨论不完整,不够清晰。而会议目标太大,会导致讨论很久都迟迟定不了结论,因为目标过大,所以涉及的内容必定会很多,便没办法当下拍板确定。

  在制定会议时,便要想清楚,召开这个会议的目的是什么,要达成什么效果,得出什么结论。每个会议达成一个主要目标即可,切记不要目标过多,因为目标过多,很可能导致最终没有一个完成。会议目标不要太大,太大的目标让人感觉很空,范围很大,且可讨论的内容很多,在一次会议上很可能讨论不出结论。每次会议制定可落地的小目标即可,如想达成的目标很多,那就分几次会议,这样会更高效一点。

  通过如上几个真实会议场景,给大家讲述了主持会议的一些建议。当然,会议基本的提前邀约(会议目的、流程&议题、时间、地点、参与人员等),会后会议纪要就不在这里赘述了。

  是不是有时候在会议上一脸蒙逼?搭不上话?当被会议主持人Q到的时候,大脑一片空白,不知道该讲些什么?听会议上其他人讲述观点,自己也没什么好的想法?

  大部分可以在会上表达自己想法的人,多多少少都是在会前做了准备,仔细研究了会议议题。只有这样,才能更好的理解议题,因为在会前有充足的时间去思考。

  所以,想要在会上没有那么丢人,老老实实在会前研究和思考下会议议题吧。这也是对于会议的尊重。

  一场低效混乱的会议,简直是噩梦,而且浪费大家的时间。所以我们在主持会议和参与会议时,要扮演好自己的角色,让会议更高效。

  提前邀约:发送会议时间、地点、目的、流程、议题、资料文件、与会人员等信息;做好充足准备:包括明确会议目标、制定会议主线和计划,明确会议流程,确定每个议题时间等。

  先做整体性介绍,包括背景介绍、流程介绍等;注意把控每个议题的时间和进度,防止跑题;当某个议题进行不下去或讨论时间过久时,需考虑跳过,留作会后讨论或思考。

  如上内容,是自己工作这几年对于会议的总结,希望对你有所帮助。开会是产品经理甚至每个职场人的必备软技能之一,想灵活运用这门技能,就需要不断的去练习和踩坑积累经验。